The Structure of the Application letter. 

Plan. Examples.

Plan	What to write	Examples
FORMAL GREETING		Dear Sir/Madam, Dear Mr./Mrs. Smith,
INTRODUCTORY PARAGRAPH / OPENING REMARCS	·  reason for writing – you say why you are writing and ·  where post was advertised	I would like to apply for … I am writing to apply for … I am writing to apply for the position of… I am writing in response to your advertisement which appeared in the .... on …. . With reference to your advertisement… I am writing to apply for… I am very interested in getting the position of…
MAIN BODY (you have to persuade the reader that you are the best person for the job!)	·  what you are doing now	At the moment I am a student at… I am in my last year of ….
	·   qualifications ·  experience ·  responsibilities ·  skills	I have experience of working in… My previous responsibilities/duties included …  I am good at… / I have a good knowledge of….. I am a fast learner. I have excellent communication skills. I have a good command of English.
	·  personal characteristics / what you are like	I would describe myself as punctual/hard-working/ decisive/ sociable…
	·  suitability	I consider myself to be suitable…
CONCLUSION	·  when available for the interview	I am available for the interview on.. I am available for the interview at any time. I am available for the interview any day till 4 p.m.
	·  contact details	I can be contacted by phone …. / e-mail
	·  enclosures	I would be grateful if you could look at my CV / references from the previous employer I enclosed to this letter. I have enclosed a copy of my CV.
CLOSING REMARCS		I would be grateful if you would consider my application. I look forward to hearing from you soon.
FORMAL ENDING		Yours faithfully, (you don’t know the name) Yours sincerely, (you know the name)
SIGNATURE	·  your full name

BUSINESS LETTERS 

NOTES ON LETTER WRITING

PRICE vs COST

Слова PRICE та COST мають спільне значення – «ціна, вартість», але між ними є деякі відмінності. Давайте розглянемо різницю між цими словами.

Price

Слово PRICE означає реальну «ціну, за яку можна щось купити чи продати».

• the price of eggs/cars
• oil price
• Prices of gold went up. – Ціни на золото піднялись.
• The price is too low for such a good house. – Ціна занадто низька за такий гарний будинок.

Cost

Слово COST також означає ціну товарів, але частіше цим словом позначають кількість грошей, витрачених на виробництво товарів.

• High prices can be explained with high costs of production. – Високі ціни можуть бути обумовлені високою вартістю виробництва.
• the cost of getting married
• production costs
• the cost of leaving

На відміну від слова PRICE, іменник COST може використовуватися фігурально.

• The cost of victory in the war was very high. – Ціна перемоги у війні була дуже викою.

 Cost також виступає в ролі дієслова і  означає «коштувати»

• A new car costs £80 000. — Новий автомобіль коштує 80 000 фунтів.
• How much does it cost? — Скільки це коштує?

LEND	BORROW
to give something usually for a certain period of time. For example: Banks lend money. Libraries lend books. “My mother lent me some money, and I must pay her back soon.” I lent 100 dollars to Sarah. Yes, I'll lend it to you for a few days. Mom lent her car to Grace.	to take with permission usually for a certain length of time. For example: You can borrow money from a bank to buy a house or a car. You can borrow books for up to 4 weeks from libraries in England. “I borrowed some money off my mother, and I must pay her back soon.” Can I borrow your iPad? Grace borroswed her mom's car.

ЛИСТ-ЗАЯВА ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ

APPLICATION LETTER

Основні вимоги до написання офіційного листа-заяви

Зазвичай, у листі цього типу висловлюється прохання бути прийнятим на роботу, зарахованим на певний курс навчання тощо.

Лист-заява зазвичай має таку структуру:

1. FORMAL GREETING
2. INTRODUCTORY PARAGRAPH / REASON FOR WRITING
3. MAIN BODY 
4. CLOSING REMARCS
5. FORMAL ENDING
6. SIGNATURE

Офіційні листи (formal letters)

Офіційні листи, як правило, надсилають людям, що обіймають офіційні посади, або людям, з якими ви не знайомі близько (директори, менеджери різних установ, ділові партнери тощо). 

До офіційних листів належать ДІЛОВІ ЛИСТИ (BUSINESS LETTERS), ЛИСТИ-ЗАЯВИ (LETTERS OF APPLICATION) та ЛИСТИ-СКАРГИ (LETTERS OF COMPLAINT), рекомендації, запити, тощо. 

Під час написання таких листів використовується офіційний стиль, для якого характерний ввічливий, нейтральний тон, а також уживання офіційної лексики (пасивних конструкцій, формальних слів-зв’язок, відповідних форм привітання та прощання тощо). Неприйнятним є вживання розмовних виразів (gonna, wanna), скорочених форм (don't, isn't, let's) тощо.

Офіційний лист (formal letter) складається з таких частин:

1. FORMAL GREETING

2. INTRODUCTION. OPENING REMARKS

3. MAIN BODY

4. CONCLUSION. CLOSING REMARKS

5. FORMAL ENDING

1. Офіційне привітання (formal greeting)

Офіційний лист має розпочинатися зі слів:

Dear Sir/Madam – коли невідоме ім’я особи, якій адресовано лист; 

Dear Ms Brown – коли відоме ім’я особи, якій адресовано лист.

Кілька важливих моментів, на які слід звернути увагу 

Якщо ви не знаєте стать адресата – напишіть його прізвище повністю: Dear T.K. Spinazola 

Якщо не знаєте, яке скорочення краще використовувати: Miss або Mrs, так як вам невідомий сімейний статус жінки, використовуйте нейтральне Ms. 

Якщо пишите лист двом людям, вкажіть обидва імені в звертанні 

Ці звертання не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator 

Ці звертання ніколи не можна використовувати повністю Mr., Ms., Mrs., Dr. 

2. Вступ (introduction або opening remarks), у якому чітко визначено мету написання листа. В цьому абзаці слід вказати чому випешете листа, які питання хочете з'ясувати:

I'm writing to complain about.... / enquire about... / tell you about... / suggest...

I would like to request further information about....I would be most grateful if you could send me details of....

In response to your letter of 26 February, I am writing to....

3. Основна частина (main body), у якій розкривається тема (теми) детально. Ця частина складається з кількох абзаців, кожен з яких присвячено окремій підтемі (кількість абзаців в основній частині листа залежить від умови завдання).

Для організації зв'язку між абзацами доцільно вживати зєднувальні елементи: 

для переліку фактів та послідовного введення ідей використовуйте: firstly, secondly, to begin with, in addition, lastly, more over, besides... 

на позначення контрасту та протиставлення застосовуйте: on the one hand, on the other hand, however, still, still, inspite of/despite, nevertheless тощо. 

для підбиття підсумків вживайте вирази: all in all, to sum up, in conclusion тощо. 

4. Заключна частина (conclusion або closing remarks), у якій потрібно підвести підсумок написаному в листі.

5. Офіційне прощання (formal ending): 

Насамкінець, не забудьте підписати листа:

Yours faithfully (якщо невідоме ім’я особи, до якої звертаються в листі) 

Yours sincerely (якщо відоме ім’я особи, до якої звертаються) та повне ім’я й прізвище адресанта (особи, яка пише лист).

Запам’ятайте, що в офіційному листуванні слід віддавати перевагу непрямим запитанням. Замість прямого запитання What is the price of the course? в офіційном у листі краще сформулювати речення таким чином: 

I will be gratefull if you could tell me what the price of the course is.

Напівофіційні листи (semi-formal letters)

До цього типу листів відносять листи до редактора газети, журналу, радіопрограми тощо, а також листи до осіб, з якими дописувач знайомий не дуже близько або яким він хоче висловити свою повагу та бути ввічливим стосовно них (друзі батьків, вчителі тощо). Під час написання таких листів використовується напівофіційний стиль, для якого характерне вживання нейтральних, літературних, формальних слів та виразів, більш увічливих зворотів, ніж у особистих листах, менша кількість скорочень, фразових дієслів та сталих виразів, а також можливість використання запитальних та спонукальних речень. У таких листах використовують окремі вирази, притаманні офіційному стилю.

Основні вимоги до написання напівофіційного листа

Ознаки формату тексту (semi-formal letter):

• привітання (greeting) – відповідно до вимог оформлення напівофіційного листа:

To the Editor /Dear Sir or Madam/Dear Mr.Brown тощо.

• вступ (opening remarks) обов’язково повинен містити фрази такого типу:

I am writing with regard to your …(recent review of the…)

I feel I have to express my consent / disagreement with… тощо

• основна частина (main body) має бути обов’язково структурована за змістовими абзацами – три змістові абзаци (або два змістові абзаци, якщо дві змістові умови об’єднані в один абзац) та містить фрази такого типу:

I (We) am (are) totally opposed to…

It worries me (us) that…

Although … I (We) still believe… тощо.

• кінцівка (closing remarks) обов’язково повинна містити фрази такого типу: 

I (We) would be grateful if you could … , Thank you in anticipation for …

I (We) would appreciate if you …тощо.

• прощання (ending) – відповідно до вимог оформлення напівофіційного листа:

Yours faithfully, Faithfully yours, Yours truly, Truly yours, Best regards