Офіційні листи (formal letters)

Офіційні листи, як правило, надсилають людям, що обіймають офіційні посади, або людям, з якими ви не знайомі близько (директори, менеджери різних установ, ділові партнери тощо). 

До офіційних листів належать ДІЛОВІ ЛИСТИ (BUSINESS LETTERS), ЛИСТИ-ЗАЯВИ (LETTERS OF APPLICATION) та ЛИСТИ-СКАРГИ (LETTERS OF COMPLAINT), рекомендації, запити, тощо. 

Під час написання таких листів використовується офіційний стиль, для якого характерний ввічливий, нейтральний тон, а також уживання офіційної лексики (пасивних конструкцій, формальних слів-зв’язок, відповідних форм привітання та прощання тощо). Неприйнятним є вживання розмовних виразів (gonna, wanna), скорочених форм (don't, isn't, let's) тощо.

Офіційний лист (formal letter) складається з таких частин:

1. FORMAL GREETING

2. INTRODUCTION. OPENING REMARKS

3. MAIN BODY

4. CONCLUSION. CLOSING REMARKS

5. FORMAL ENDING

1. Офіційне привітання (formal greeting)

Офіційний лист має розпочинатися зі слів:

Dear Sir/Madam – коли невідоме ім’я особи, якій адресовано лист; 

Dear Ms Brown – коли відоме ім’я особи, якій адресовано лист.

Кілька важливих моментів, на які слід звернути увагу 

Якщо ви не знаєте стать адресата – напишіть його прізвище повністю: Dear T.K. Spinazola 

Якщо не знаєте, яке скорочення краще використовувати: Miss або Mrs, так як вам невідомий сімейний статус жінки, використовуйте нейтральне Ms. 

Якщо пишите лист двом людям, вкажіть обидва імені в звертанні 

Ці звертання не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator 

Ці звертання ніколи не можна використовувати повністю Mr., Ms., Mrs., Dr. 

2. Вступ (introduction або opening remarks), у якому чітко визначено мету написання листа. В цьому абзаці слід вказати чому випешете листа, які питання хочете з'ясувати:

I'm writing to complain about.... / enquire about... / tell you about... / suggest...

I would like to request further information about....I would be most grateful if you could send me details of....

In response to your letter of 26 February, I am writing to....

3. Основна частина (main body), у якій розкривається тема (теми) детально. Ця частина складається з кількох абзаців, кожен з яких присвячено окремій підтемі (кількість абзаців в основній частині листа залежить від умови завдання).

Для організації зв'язку між абзацами доцільно вживати зєднувальні елементи: 

для переліку фактів та послідовного введення ідей використовуйте: firstly, secondly, to begin with, in addition, lastly, more over, besides... 

на позначення контрасту та протиставлення застосовуйте: on the one hand, on the other hand, however, still, still, inspite of/despite, nevertheless тощо. 

для підбиття підсумків вживайте вирази: all in all, to sum up, in conclusion тощо. 

4. Заключна частина (conclusion або closing remarks), у якій потрібно підвести підсумок написаному в листі.

5. Офіційне прощання (formal ending): 

Насамкінець, не забудьте підписати листа:

Yours faithfully (якщо невідоме ім’я особи, до якої звертаються в листі) 

Yours sincerely (якщо відоме ім’я особи, до якої звертаються) та повне ім’я й прізвище адресанта (особи, яка пише лист).

Запам’ятайте, що в офіційному листуванні слід віддавати перевагу непрямим запитанням. Замість прямого запитання What is the price of the course? в офіційном у листі краще сформулювати речення таким чином: 

I will be gratefull if you could tell me what the price of the course is.