A LETTER OF APPLICATION

Job Search Process: Letter of application

Job Application Form                 

The Purpose of a Job Application Form

What is a job application form, and when is one used? Job application forms (also called “employment forms”) are part of the formal hiring process companies sometimes use in order to ensure that they have gathered comprehensive, accurate data from all applicants.

job-application-form-standard.docx

job-application-form-shifts.docx

The Structure of the Application letter. 

Plan. Examples.

Plan	What to write	Examples
FORMAL GREETING		Dear Sir/Madam, Dear Mr./Mrs. Smith,
INTRODUCTORY PARAGRAPH / OPENING REMARCS	·  reason for writing – you say why you are writing and ·  where post was advertised	I would like to apply for … I am writing to apply for … I am writing to apply for the position of… I am writing in response to your advertisement which appeared in the .... on …. . With reference to your advertisement… I am writing to apply for… I am very interested in getting the position of…
MAIN BODY (you have to persuade the reader that you are the best person for the job!)	·  what you are doing now	At the moment I am a student at… I am in my last year of ….
	·   qualifications ·  experience ·  responsibilities ·  skills	I have experience of working in… My previous responsibilities/duties included …  I am good at… / I have a good knowledge of….. I am a fast learner. I have excellent communication skills. I have a good command of English.
	·  personal characteristics / what you are like	I would describe myself as punctual/hard-working/ decisive/ sociable…
	·  suitability	I consider myself to be suitable…
CONCLUSION	·  when available for the interview	I am available for the interview on.. I am available for the interview at any time. I am available for the interview any day till 4 p.m.
	·  contact details	I can be contacted by phone …. / e-mail
	·  enclosures	I would be grateful if you could look at my CV / references from the previous employer I enclosed to this letter. I have enclosed a copy of my CV.
CLOSING REMARCS		I would be grateful if you would consider my application. I look forward to hearing from you soon.
FORMAL ENDING		Yours faithfully, (you don’t know the name) Yours sincerely, (you know the name)
SIGNATURE	·  your full name

BUSINESS LETTERS 

NOTES ON LETTER WRITING

ЛИСТ-ЗАЯВА ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ

APPLICATION LETTER

Основні вимоги до написання офіційного листа-заяви

Зазвичай, у листі цього типу висловлюється прохання бути прийнятим на роботу, зарахованим на певний курс навчання тощо.

Лист-заява зазвичай має таку структуру:

1. FORMAL GREETING
2. INTRODUCTORY PARAGRAPH / REASON FOR WRITING
3. MAIN BODY 
4. CLOSING REMARCS
5. FORMAL ENDING
6. SIGNATURE

Офіційні листи (formal letters)

Офіційні листи, як правило, надсилають людям, що обіймають офіційні посади, або людям, з якими ви не знайомі близько (директори, менеджери різних установ, ділові партнери тощо). 

До офіційних листів належать ДІЛОВІ ЛИСТИ (BUSINESS LETTERS), ЛИСТИ-ЗАЯВИ (LETTERS OF APPLICATION) та ЛИСТИ-СКАРГИ (LETTERS OF COMPLAINT), рекомендації, запити, тощо. 

Під час написання таких листів використовується офіційний стиль, для якого характерний ввічливий, нейтральний тон, а також уживання офіційної лексики (пасивних конструкцій, формальних слів-зв’язок, відповідних форм привітання та прощання тощо). Неприйнятним є вживання розмовних виразів (gonna, wanna), скорочених форм (don't, isn't, let's) тощо.

Офіційний лист (formal letter) складається з таких частин:

1. FORMAL GREETING

2. INTRODUCTION. OPENING REMARKS

3. MAIN BODY

4. CONCLUSION. CLOSING REMARKS

5. FORMAL ENDING

1. Офіційне привітання (formal greeting)

Офіційний лист має розпочинатися зі слів:

Dear Sir/Madam – коли невідоме ім’я особи, якій адресовано лист; 

Dear Ms Brown – коли відоме ім’я особи, якій адресовано лист.

Кілька важливих моментів, на які слід звернути увагу 

Якщо ви не знаєте стать адресата – напишіть його прізвище повністю: Dear T.K. Spinazola 

Якщо не знаєте, яке скорочення краще використовувати: Miss або Mrs, так як вам невідомий сімейний статус жінки, використовуйте нейтральне Ms. 

Якщо пишите лист двом людям, вкажіть обидва імені в звертанні 

Ці звертання не можна скорочувати: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator 

Ці звертання ніколи не можна використовувати повністю Mr., Ms., Mrs., Dr. 

2. Вступ (introduction або opening remarks), у якому чітко визначено мету написання листа. В цьому абзаці слід вказати чому випешете листа, які питання хочете з'ясувати:

I'm writing to complain about.... / enquire about... / tell you about... / suggest...

I would like to request further information about....I would be most grateful if you could send me details of....

In response to your letter of 26 February, I am writing to....

3. Основна частина (main body), у якій розкривається тема (теми) детально. Ця частина складається з кількох абзаців, кожен з яких присвячено окремій підтемі (кількість абзаців в основній частині листа залежить від умови завдання).

Для організації зв'язку між абзацами доцільно вживати зєднувальні елементи: 

для переліку фактів та послідовного введення ідей використовуйте: firstly, secondly, to begin with, in addition, lastly, more over, besides... 

на позначення контрасту та протиставлення застосовуйте: on the one hand, on the other hand, however, still, still, inspite of/despite, nevertheless тощо. 

для підбиття підсумків вживайте вирази: all in all, to sum up, in conclusion тощо. 

4. Заключна частина (conclusion або closing remarks), у якій потрібно підвести підсумок написаному в листі.

5. Офіційне прощання (formal ending): 

Насамкінець, не забудьте підписати листа:

Yours faithfully (якщо невідоме ім’я особи, до якої звертаються в листі) 

Yours sincerely (якщо відоме ім’я особи, до якої звертаються) та повне ім’я й прізвище адресанта (особи, яка пише лист).

Запам’ятайте, що в офіційному листуванні слід віддавати перевагу непрямим запитанням. Замість прямого запитання What is the price of the course? в офіційном у листі краще сформулювати речення таким чином: 

I will be gratefull if you could tell me what the price of the course is.

Напівофіційні листи (semi-formal letters)

До цього типу листів відносять листи до редактора газети, журналу, радіопрограми тощо, а також листи до осіб, з якими дописувач знайомий не дуже близько або яким він хоче висловити свою повагу та бути ввічливим стосовно них (друзі батьків, вчителі тощо). Під час написання таких листів використовується напівофіційний стиль, для якого характерне вживання нейтральних, літературних, формальних слів та виразів, більш увічливих зворотів, ніж у особистих листах, менша кількість скорочень, фразових дієслів та сталих виразів, а також можливість використання запитальних та спонукальних речень. У таких листах використовують окремі вирази, притаманні офіційному стилю.

Основні вимоги до написання напівофіційного листа

Ознаки формату тексту (semi-formal letter):

• привітання (greeting) – відповідно до вимог оформлення напівофіційного листа:

To the Editor /Dear Sir or Madam/Dear Mr.Brown тощо.

• вступ (opening remarks) обов’язково повинен містити фрази такого типу:

I am writing with regard to your …(recent review of the…)

I feel I have to express my consent / disagreement with… тощо

• основна частина (main body) має бути обов’язково структурована за змістовими абзацами – три змістові абзаци (або два змістові абзаци, якщо дві змістові умови об’єднані в один абзац) та містить фрази такого типу:

I (We) am (are) totally opposed to…

It worries me (us) that…

Although … I (We) still believe… тощо.

• кінцівка (closing remarks) обов’язково повинна містити фрази такого типу: 

I (We) would be grateful if you could … , Thank you in anticipation for …

I (We) would appreciate if you …тощо.

• прощання (ending) – відповідно до вимог оформлення напівофіційного листа:

Yours faithfully, Faithfully yours, Yours truly, Truly yours, Best regards

ЯК НАПИСАТИ ОСОБИСТИЙ ЛИСТ

Informal Letter / Особистий лист

Ми пишемо особисті листи друзям та родичам, яких ми добре знаємо, або людям одного віку.

Особистий лист повинен включати:

1. Привітання (Звернення) / Informal greeting

Особистий лист має розпочинатися зі звернення Dear у поєднанні з іменем або прізвиськом адресата   (Dear + your friend’s first name,) - Dear Ann або Dear Blondie.        

2. Початок листа (короткий вступ) / Introduction (opening remarks + reasons for writing), у якому потрібно писати про загальні речі (запитувати про здоров’я друга, про останні новини; висловлювати подяку за отриманий лист, вибачатися за затримку відповіді, коментувати новини, про які дізналися з отриманого листа тощо) та згадувати причину, задля якої пишеться лист, тобто відповідати на питання «Чому ви пишете лист?»

На початку листа використовуються такі вступні розмовні формули (opening remarks): 

How are you? I'm fine. Thanks for your letter. It was really nice to hear from you. I'm sorry I haven't written for such a long time ... 

Hi! How's everything going? I hope you are well. Sorry I haven't written sooner...

Далі слід вказати, з якою метою ви пишете лист (reasons for writing):

The reason I'm writing is...

I'm writing to tell you....

You asked me to recommend some (places to stay in my country)....

I've managed to find out some information about (language schools) for you.

WRITING LETTERS

Ті, хто вивчають мову, рано чи пізно постануть перед необхідністю дізнатися, як правильно писати листи англійською мовою. 

Перш ніж почати писати листа, необхідно визначити, з якою метою ви це робите, а отже – визначити тип листа. 

Типи листів англійською 

Всі листи можна поділити на особисті (Personal letters) і ділові (Business letters). Чи існують чіткі правила написання особистих листів англійською мовою? Ні. Це в діловій документації, спілкуванні з партнерами по бізнесу часто використовуються шаблони листів англійською. Приватне листування – це ваша особиста справа. І все ж, є кілька порад, які допоможуть зробити листування більш приємним для вас і людини, з якою ви ведете епістолярну бесіду. Крім того, якщо ви – початківець у світі англійської, перші листи все ж краще спробувати писати за допомогою шаблонів. 

Виділяють також стилі письма в залежності від людини, до якої ви звертаєтесь:
•  INFORMAL LETTERS / Неофіційні листи - пишуть членам сім'ї або людям, яких ви знаєте добре.

• SEMI-FORMAL LETTERS / Напівофіційні листи - пишуть людям, яких ви не добре знаєте і якоми ви хочете показати ввічливість і повагу.

• FORMAL LETTERS  / Офіційні листи  - пишуть людям, яких ви не знаєте або чиновникам чи впливовим людям.